Một nhà máy sản xuất 500–700 tấn bao bì mỗi tháng cần hạt nhựa, mực in và vật tư luôn sẵn sàng. Tại Vinpack, bộ phận cung ứng theo dõi nhu cầu mua sắm của toàn công ty, chọn nhà cung cấp và đàm phán để có giá tốt nhất cho cả công ty lẫn khách hàng.
Vai trò của bộ phận cung ứng
Bộ phận cung ứng đứng giữa các nhà cung cấp và dây chuyền sản xuất. Nếu nguyên liệu về trễ, máy phải dừng; nếu mua quá nhiều, vốn bị đọng trong kho. Nhiệm vụ của bộ phận là giữ cân bằng đó, để xưởng chạy liên tục mà chi phí vẫn hợp lý.
Công việc chính
Lập kế hoạch mua sắm
Bộ phận tổng hợp yêu cầu từ các phòng ban, rồi lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, hàng hóa và trang thiết bị. Kế hoạch bám theo công suất sản xuất hằng tháng của nhà máy, để xưởng không thiếu nguyên liệu vào mùa cao điểm và kho không tồn quá nhiều vật tư.
Quản lý nhà cung cấp
Nhân viên cung ứng thường xuyên đánh giá nhà cung cấp theo chất lượng hàng, độ tin cậy và khả năng giao đúng hẹn. Nhờ vậy Vinpack duy trì được nguồn cung ổn định với giá cạnh tranh.
Đàm phán hợp đồng và tối ưu chi phí
Bộ phận trực tiếp đàm phán điều khoản mua bán, theo dõi biến động giá thị trường để chọn thời điểm mua hợp lý. Chi phí nguyên liệu thấp hơn giúp Vinpack giữ giá bán cạnh tranh cho khách hàng.
Hỗ trợ thiết bị và vật tư sản xuất
Ngoài nguyên liệu, bộ phận còn lo phụ tùng, vật tư bảo trì thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ sản xuất, phối hợp với xưởng để máy móc luôn trong tình trạng chạy tốt.
Công cụ và con người
Bộ phận dùng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng để theo dõi đơn mua, rút ngắn thời gian xử lý và giảm sai sót giấy tờ. Đội ngũ trẻ, năng động, quen làm việc với nhiều nhà cung cấp cùng lúc và xử lý nhanh khi có phát sinh.
Qua việc đánh giá thường xuyên chất lượng nguyên liệu đầu vào, bộ phận cung ứng cũng đề xuất cải tiến cho quy trình sản xuất, góp phần giữ chất lượng sản phẩm ổn định.
Giữ nhịp cho cả dây chuyền
Khách hàng hiếm khi nhìn thấy bộ phận cung ứng, nhưng đơn hàng có giao đúng hẹn hay không phụ thuộc nhiều vào việc nguyên liệu có về kịp hay không.
Hạt nhựa do cung ứng mua về là nguyên liệu đầu vào trực tiếp của bộ phận thổi, còn lịch nhập hàng được phối hợp với bộ phận kho vận để kho luôn sẵn chỗ. Nhờ vậy Vinpack giữ được tiến độ sản xuất ổn định cho khách hàng.
