Một đơn hàng chỉ thật sự hoàn thành khi đến tay khách đúng số lượng, đúng hẹn. Tại Vinpack, bộ phận kho vận là trung tâm điều phối hàng hóa của nhà máy: nhận thành phẩm từ xưởng, lưu trữ khoa học và tổ chức giao hàng đến khách hàng.
Vai trò của bộ phận kho vận
Kho vận nối giữa sản xuất và khách hàng. Bộ phận quản lý toàn bộ hàng nhập từ xưởng, sắp xếp theo khu, theo dõi tồn kho và lên lịch xuất hàng, đồng thời cung cấp số liệu tồn cho phòng kinh doanh, kế toán và ban giám đốc.
Quy mô kho và thiết bị
Kho của Vinpack rộng 2.500 m², công suất xuất nhập khoảng 80 tấn mỗi ngày, được trang bị 4 xe nâng điện 2 tấn (Komatsu) và hệ kệ sắt nhiều tầng. Các con số này nằm trong quy mô nhà xưởng và kho bãi mà công ty công bố, đủ để giữ hàng cho nhiều đơn lớn cùng lúc.
Quy trình vận hành kho
An toàn lao động
Nhân viên kho được cấp đủ đồ bảo hộ. Lối đi cho người, khu vận hành xe nâng và khu xếp dỡ được tách riêng. Xe nâng và pallet được kiểm tra định kỳ, và nhân viên được diễn tập xử lý sự cố như cháy hay hàng đổ ngã.
Kiểm soát chất lượng hàng hóa
Hàng nhập kho được kiểm số lượng, quy cách đóng gói và chất lượng bao bì. Trong thời gian lưu, hàng được xếp đúng khu, tránh ẩm và va đập. Trước khi xuất, mỗi đơn được đối chiếu lại với phiếu xuất để không nhầm chủng loại hay số lượng.
Quản lý kho khoa học
Hàng được phân vùng theo loại sản phẩm, khách hàng và trạng thái (chờ xuất, đang lưu, hàng trả về). Kho áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO), dùng phần mềm cập nhật tồn kho theo từng giao dịch, và kiểm kê đối chiếu sổ sách hàng tháng để tìm và xử lý nguyên nhân chênh lệch.
Đào tạo nhân viên kho
Nhân viên mới được đào tạo nghiệp vụ nhập xuất, cách dùng phần mềm kho và kỹ thuật xếp dỡ đúng quy chuẩn, sau đó tiếp tục được cập nhật quy trình trong các buổi đào tạo nội bộ.
Giao hàng đúng tiến độ
Mỗi đơn được xác nhận lại trước khi lên xe, được theo dõi trên đường đi, và biên bản giao nhận được lưu lại làm chứng từ. Lịch giao được sắp theo mức ưu tiên đơn hàng, phương tiện và địa điểm nhận, để vừa đúng hẹn vừa tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Chặng cuối của dây chuyền
Kho vận là nơi mọi công sức của các bộ phận sản xuất được chuyển thành đơn hàng đến tay khách. Một kho sắp xếp khoa học giúp xuất hàng nhanh, ít nhầm lẫn và giữ lời hứa về thời gian giao.
Hàng vào kho đến từ bộ phận cắt sau khi đã kiểm thành phẩm, còn số liệu tồn kho được chia sẻ với bộ phận cung ứng để lên kế hoạch mua nguyên vật liệu kịp thời. Nhờ khâu kho vận chạy trơn tru, Vinpack giữ được cam kết giao hàng với khách.
